Enterprise-Content-Management
Noch vor einigen Jahren stapelten sich in den meisten Betrieben die Aktenordner, denn Rechnungen, Bestellaufträge, Lieferscheine, Leistungsbescheide, Kundendaten usw. wurden überwiegend in Papierform aufbewahrt. Damit alle Unterlagen und wichtigen Papiere gelagert werden konnten, wurde viel Platz benötigt.
Ein erster Fortschritt um die Aktenberge zu minimieren – ohne Datenverluste – war das Einscannen von den Papieren. Die eingescannten Dokumente wurden auf Disketten und später auf CDS verewigt. Doch damit war noch längst nicht das Ziel erreicht und somit wurde weiter geforscht. Entwicklung bedeutet Fortschritt und dieser macht auch nicht vor den Unmengen von Papierbergen in Unternehmen halt.
Bei den vorherigen Systemen kam es immer wieder vor, das Belege & Co. doppelt eingescannt wurden oder nicht alle Mitarbeiter auf die benötigten Daten Zugriff hatten. Es entstanden Lücken und diese sollten/mussten geschlossen werden. Durch das Enterprise-Content-Management wurden die Lücken geschlossen. Enterprise-Content-Management wird mit ECM abgekürzt.
Definition von Enterprise-Content-Management
Das Enterprise-Content-Management umfasst die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse.
Adieu Papierstapel und Aktenberge
Durch ECM wird der Papierberg deutlich reduziert, ohne das dabei wertvolle Informationen verloren gehen. Die Informationen werden erfasst und können jederzeit bearbeitet werden. Redundante Informationen werden durch das Enterprise-Content-Management vermieden. Durch das moderne System wird verhindert das veraltete Dokumente verarbeitet werden, dies ist besonders wichtig, wenn es bereits neue Dokumente gibt.
Ein Kernpunkt von ECM ist die Archivierung von Unterlagen/Dokumenten. Gerade bei Rechnungen müssen Unternehmen auf die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen achten. Dies hat früher zu den bereits oben erwähnten Aktenbergen geführt. Dank dem Enterprise-Content-Management sowie den Spezialisten vom Fach – http://www.ser.de/ gehören diese jedoch der Vergangenheit an. Rechnungen werden gesetzeskonform abgespeichert und sie werden auf den Datenträgern platzsparend abgelegt.
ECM – was genau bedeutet dies?
Das Enterprise-Content-Management befasst sich mit der Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Ausgabe sowie mit der langfristigen Ausgabe/Speicherung von Daten.
Die Daten-Erfassung (Capture): Bei der Erfassung werden Informationen die entweder in digitaler oder analoger Form vorliegen erfasst sowie aufbereitet. Es werden unter anderem auch Briefe, E-Mails, Content im Internet, Faxe manuell erfasst. Dokumente werden unter anderem eingescannt oder es werden Informationen aus Mikrofilmen aufbereitet. Es werden auch Programme für die Kategorisierung, Bildverarbeitung usw. eingesetzt. Die verschiedensten Dokumente werden so aufbereitet, sodass diese in einem weiteren Schritt zur Verwaltung oder weiteren Verarbeitung weitergeleitet werden.
Das Dokumentenmanagement
Das Dokumentenmanagement strukturiert die erfassten Daten und diese werden dabei aufgearbeitet. Die Software „Groupware“ stellt die Informationen bereit und sorgt dafür das eine gemeinsame Nutzung (aller Berechtigter) gewährleistet wird. Die Datenerfassung über Enterprise-Content-Management sowie die „Groupware“ bieten die Grundlage für eine gemeinsame, gleichzeitige aber auch kontrollierte Weiterverarbeitung von den erfassten Informationen.
Dokumente platzsparend und zentral verwalten
Besonders große Unternehmen profitieren von den Möglichkeiten die ECM bietet. Informationen können leicht gefunden, abgerufen und verändert werden. Die benötigten Informationen können über gezielte Suchanfragen gefunden werden. Niemand muss dank Enterprise-Content-Management Aktenstapel durchsuchen oder gar ins Archiv gehen. ECM legt Wissendatenbanken an, so können Mitarbeiter zum Beispiel ganz einfach und schnell auf Kundendaten zurückgreifen. Neben Daten, die täglich benötigt werden, werden auch diese erfasst die aus gesetzlichen Vorgaben gespeichert werden müssen.
Was zeichnet ein gutes Enterprise-Content-Management System aus?
In erster Linie sollte das System sicher sein, denn es wäre fatal, wenn unberechtigte Zugriff auf Daten bekommen könnten. Neben der Sicherheit spielt auch die Anwenderfreundlichkeit eine bedeutende Rolle. Es bringt keinem Unternehmen etwas, wenn das System von den Mitarbeitern/-innen nicht oder nur ungern genutzt wird. Das ECM System sollte zudem auch nicht zu langsam arbeiten, denn so könnte es schnell passieren, das wieder andere Techniken bevorzugt werden.
Schulungs-Angebote vom Anbieter sollten ebenfalls angeboten werden, denn so bekommen die Nutzer direkt professionelle Unterstützung.
Fazit
Mit dem Enterprise-Content-Management können Unternehmen nicht nur platzsparend Dokumente lagern/verwalten, sondern sie können auch deutlich leichter auf diese zugreifen. Doppelte Arbeiten oder Einträge werden dank ECM vermieden.
