1. Partys und Familienfeiern
Nicht jede Party oder jedes Familienfest lässt sich ganz alleine organisieren und auch die Bewirtschaftung der Gäste kann durchaus sehr anstrengend und zeitraubend sein. Für Hochzeiten, runde Geburtstage, Firmenjubiläum, Kinderkommunion, Taufe usw. bieten Caterer ihren Service an.
Die Profis organisieren, je nach Kundenauftrag, das komplette Fest. Die Getränke, das Essen sowie Dekoration wird mit dem Auftraggeber abgesprochen und den Rest übernimmt der Partyservice-Catering. Dank dieser Möglichkeit entsteht für den Gastgeber kein Stress bei den Vorbereitungen, sondern er kann sich ganz entspannt auf seine Party freuen.
In fast allen Städten gibt es Anbieter und das Angebot sowie die Preise vom Catering sind zum Teil sehr unterschiedlich. Ein Vergleich der angebotenen Dienstleistungen und der Preise lohnt sich auf jeden Fall.
2. Was genau wird benötigt?
Bevor die Preise von verschiedenen Caterer verglichen werden können, sollte genau überlegt werden, was benötigt wird.
Wie viele Gäste werden ungefähr zum Fest erscheinen? Bei der Planung der Anzahl der Gäste sollte immer berücksichtigt werden, das welche eventuell absagen.
Wann und Wo findet das Fest statt?
Zwei Beispiele:
Kinderkommunion: Die Messe ist meist in den Morgenstunden, somit sollte zumindest ein Mittags-Snack, Kaffee und Kuchen und später ein Abendessen angeboten werden. Fällt das Abendessen weg, dann sollte das Mittagessen größer ausfallen und später gibt es dann Kaffee und Kuchen.
Für den Partyservice ist es wichtig zu wissen, wie viele Personen erscheinen und wie der Tagesverlauf aussehen soll bzw. welche Speisen sowie Getränke angeboten werden.
Runder Geburtstag: Geburtstage werden oftmals abends gefeiert, es sollte überlegt werden, ob ein Buffet oder eine festgelegte Speisefolge den Gästen angeboten wird. Neben dem Essen spielt bei Geburtstagen auch die Getränkeauswahl eine große Rolle.
Die Anzahl der Personen, die gewünschten Speisen sowie Getränke sind für den Caterer bei der Angebotserstellung sehr wichtig.
3. Catering – Empfehlungen aus dem Bekannten- und Freundeskreis
Sobald feststeht das ein Partyservice beauftragt werden soll, empfiehlt es sich Freunde und Bekannte, nach Empfehlungen zu fragen. Durch die Erfahrung die andere mit dem Partyservice gemacht haben, kann gleich abgeschätzt werden, ob dieser überhaupt in Frage kommt.
Natürlich sind die Geschmäcker sowie Ansprüche verschieden, doch wenn zum Beispiel Freude über einen Caterer berichten, dass der es geschafft hat, dass die Gäste vorzeitig das Fest verlassen haben, sollte dieser direkt von der Liste gestrichen werden.
Adressen von Catering stehen auch im Branchenbuch, im Internet und in Kleinanzeigen sind die Anbieter oftmals zu finden.
4. Angebote einholen
Für den Preisvergleich sollten drei bis vier Anbieter angefragt werden. Es ist wichtig, dass alle angefragten Anbieter die gleichen Daten erhalten, somit können sie ein vergleichbares Angebot erstellen.
Viele Anbieter rechnen pro Kopf, wenn es um die Speisen und Getränke geht, es gibt auch aber Partyservices die ein Pauschalangebot erstellen. Bei dem Preisvergleich ist es wichtig, das nicht nur der Endpreis betrachtet wird, sondern auch die Qualität.
Bei der ersten Auswahl sollten zwei Anbieter übrig bleiben, die dann genauer unter die „Lupe“ genommen werden. Ein Probe-Essen ist in diesem Schritt empfehlenswert, denn schließlich sollte das bestellte Essen später auch dem Gastgeber zusagen.
Durch das Probe-Essen lernen die Auftraggeber auch das Personal kennen und so lässt sich leichter eine Entscheidung treffen. Wichtig ist, das nicht nur der Preis stimmen sollte, sondern das komplette Angebot.
Die Planung
Sobald die Wahl für ein Caterer getroffen wurde, sollte die Planung beginnen. Es ist wichtig, dass der Partyservice frühzeitig herausgesucht und beauftragt wird. Gerade gute Anbieter sind oftmals Monate im Voraus ausgebucht.
Gemeinsam wird das Essen, die Snacks sowie die Getränke festgelegt. Caterer haben meistens sehr gute Ideen und sie bieten somit Inspirationen an, die dem Auftraggeber vielleicht so nicht eingefallen wären.
Bevor alles beauftragt wird, sollte die genaue Personenanzahl sicher sein und wenn nicht, sollte lieber etwas mehr eingeplant werden.
5. Die Buchung
Sobald alles besprochen und festgelegt wurde, sollte die Buchung vom Catering erfolgen. Wichtig ist, dass der vereinbarte Preis bestätigt wird. Auf der Buchungsbestätigung sollten auch das Datum, die Anlieferung der Speisen sowie das Abholen des Geschirrs usw. stehen. Es ist empfehlenswert das Anbieter und Auftraggeber eine Notfall-Nummer austauschen, worüber beide jederzeit erreichbar sind.
Nach dem die Buchung erfolgt ist, kann mit großer Vorfreude dem Fest entgegen gesehen/gefiebert werden.
Bildquelle:https://www.pexels.com/photo/glasses-of-rose-wine-6290/
